QM-Handbuch

Wir sehen ein QM-Handbuch nicht als eine große Sammlung von PDF-Dokumenten an sondern sehen die Prozesse, die zu diesen Dokumenten führen und zur dauerhaften Aktualisierung notwendig sind. Wir können Workflows umsetzen, bei denen der Bearbeiter ein Word-Dokument erstellt bzw. bearbeitet und in dessen Freigabeverlauf automatisch ein PDF-Dokument generiert wird. Inklusive der aktuellen Metadaten wie Erstelldatum, Freigabe usw. in der Kopf- und Fußzeile.

Über den Kunden

Das Unternehmen ist als Systemlieferant der internationalen Automobilindustrie im Bereich der Umformtechnik mit der Produktion von Pressteilen und einbaufertigen Komponenten sowie der Fertigung von Karosseriewerkzeugen tätig. Aufgrund seines außergewöhnlich hohen Leistungspotentials spielt Allgaier auf dem Gebiet der Blechumformung eine weltweit führende Rolle. Die Allgaier-Gruppe beschäftigt 1.725 Mitarbeiter, 1.317 davon im Stammhaus in Uhingen.

Ziel

Für die Erstellung und laufende Aktualisierung der QM-Handbücher wurde eine Lösung gesucht, die für die Redakteure größtmögliche Übersicht und Komfort ermöglicht und eine aktive Unterstützung bei der Pflege der Inhalte bietet. Neben der Freigabe der Inhalte mit entsprechender Dokumentation von Freigabedatum und freigebender Person, war auch eine strikte Trennung von Erstellung der Inhalte und der Präsentation gewünscht.

Lösung

Darstellung aller QM-Handbücher online im Intranet.
Berechtigungen für Änderungen können auf Seitenebene vergeben werden.
Automatische Umwandlung von Word-Dokumenten nach PDF im Veröffentlichungsprozess.
Verantwortliche Mitarbeiter können den Inhalten direkt zugeordnet werden.
Automatische Benachrichtigung bei Ablauf der Gültigkeitsdauer von einzelnen Kapiteln.
Freigabe der Inhalte über mehrstufigen Freigabe-Workflow im Intranet

"In der bisher parallel geführten Papierversion waren Änderungen sehr aufwendig, teuer und fehleranfällig: Es wurden Fotokopien an alle Mitarbeiter verteilt, die an der richtigen Stelle in den QM Handbuch eingeheftet werden mussten. Dank der Intranetversion sind Änderungen nur noch eine organisatorische Frage. Die Vereinfachung der Informationssuche ist der größte Vorteil des elektronischen QM Handbuches. Für verschiedene Bedürfnisse stehen verschiedene Navigationshilfen zur Verfügung. Der Zugriff auf die elektronische Version des QM-Handbuches kann jederzeit von jedem beliebigen Arbeitsplatz innerhalb des Firmennetzwerkes oder von zu Hause aus erfolgen. Die Anwendung zeichnet sich durch unkomplizierte Handhabung und geringen Schulungsbedarf aus.“

Carmen Kugler, Assistentin der IT

Nutzen

Effizienzsteigerung durch schnellere Suche, durch Wegfall der manuellen Verlinkung und Eingabe der Gültigkeitsdauer der Datensätze
Keine umfangreichen Schulungen für Mitarbeiter
Qualitätsverbesserung
Kostenreduzierung